1. Perhatikan waktu yang tepat untuk melakukan panggilan.
Ingat baik-baik! guru juga manusia, butuh yang namanya istirahat, tidur, berkumpul dengan keluarga ataupun beribadah. Kalau misalnya bapak ibu guru sedang tidur terus kita telpon atau sms, kemungkinan besar tidak akan dijawab. Selain itu jangan pernah menghubungi dosen diatas jam 8 malam (20:00) supaya tidak mengganggu dan membuat kesan diri yang buruk.
2. Selalu awali dengan kalimat sapa atau salam.
Setelah panggilan telepon diterima oleh bapak/ibu guru, ucapkan kalimat salam/sapa terlebih dahulu. Entah itu selamat pagi, siang, sore atau Assalamualaikum jika kedua belah pihak sesama muslim. Hal ini juga berlaku jika komunikasi anda menggunakan pesan singkat melalui SMS, WA, BBM, Line atau platform komunikasi lainnya.
3. Sebutkan identitas diri anda.
Karena yang dihubungi jabatannya adalah bapak/ibu guru maka pasti ada banyak siswa yang beliau ajar setiap harinya dan tidak semua nomor kontak siswa disimpan. Supaya memudahkan identitas diri anda dikenali dengan baik, sebaiknya sebutkan identitas anda. Contoh: “Nama saya Rendi siswa kelas 9L,saya ikut mata pelajaran yang Ibu/Bapak ajarkan. mohon maaf bu saya ingin bertanya......”.
4. Setelah itu gunakan permohonan “maaf”.
Perlu diketahui dalam kata maaf mengandung unsur kerendahan hati dan sopan santun, karena itu ucapkan kalimat maaf dalam awalan panggilan/pesan singkat. Contoh: “Mohon maaf Pak/Bu sudah mengganggu waktunya” atau “Mohon maaf Pak/Bu sudah mengganggu aktivitasnya” atau “Mohon maaf sudah mengganggu aktivitas yang sedang Bapak/Ibu kerjakan”.
5. Ganti Kata Ganti Orang dengan Benar
Gunakan kata ganti Saya, dan jangan menggunakan kata ganti aku, akuh, gue, atau yang sejenisnya;
6.. Gunakan bahasa yang sopan dan mudah dimengerti.
Agar maksud dan tujuan mudah dipahami gunakanlah kalimat yang formal dan juga sopan. Hindari juga penulisan kata yang disingkat seperti: kpn, nih, dmn, yg, sy, otw dan lain sebagainya”. Untuk panggilan telepon hindari kata non-formal seperti Lho, tuh, aku, ok, oce, iye, oyi, hooh, heem dan lain sebagainya. Kata-kata non formal tersebut bisa diganti dengan yang lebih formal seperti “Baik” untuk kata ok, iye, oce, heem ataupun oyi.
7. Jangan lupa akhiri dengan salam atau terima kasih.
Apabila segala maksud dan tujuan anda tersampaikan dengan baik serta telah mendapatkan solusi/kesepakatan/perjanjian, jangan lupa ucapkan terima kasih atau salam sebagai penutup. Contoh: “Terima kasih Bapak/Ibu atas kesediaan Waktunya, selamat siang”.
contoh :
Selamat Pagi Pak Zainal, mohon maaf sudah mengganggu aktivitas yang sedang Bapak kerjakan. Nama saya Rendi siswa kelas 9L, Absen 14. kapan sekiranya saya bisa menemui Bapak pada minggu ini untuk mengambil buku modul ya pak? Terima kasih sebelumnya Pak.”
